Organizando os pedidos...

by - julho 29, 2014

- Agenda diária, caderno de pedidos embaixo, e post it's. 

Então, eu sou dessas pessoas que precisam ter as coisas anotadas em papel de verdade, que precisa ter tudo de maneira palpável, pq além de atrapalhada eu sou esquecida.

Isso de tenho memória de elefante e não preciso anotar nada no papel é muito bonito, mas não se aplica a minha pessoa, pq se eu não anotar, sempre acabo esquecendo alguma coisa.

Meu marido vive me dizendo que eu preciso me modernizar, que posso me organizar com agenda on line, e coisas assim, mas eu confesso, não sou muito tecnológica pra organização não.

Existem aplicativos ótimos pra tablet, celular, computador, mas eu não me adapto, felizmente ou infelizmente, não consigo de jeito nenhum, e já tentei.

Meu negócio é nosso bom e velho amigo papel e caneta, sim, tenho tudo anotado no papel, e confesso, se perder minha agenda diária e meu caderno de pedidos, vou chorar tanto, mas tanto, que vai dar pra inundar a cantareira e acabou-se o problema de racionamento de água, pq eu guardo minha vida, minha programação toda dentro desses dois cadernos.

Como funciona?

Na agenda diária eu marco t.u.d.o que é programado, das coisas profissionais às particulares.

Exemplo fictício, na página 8 de julho de 2014, tenho:

- Levar Carol pra tomar vacina
- Tomar injeção anticoncepcional
- Reunião de pais da Yasmin
- Pagar cartão de crédito
- Pagar boleto "x"
- Balé às 16:00
- Enviar as encomendas de fulana, ciclana e beltrana
- Comprar material tal para encomenda tal...


Entenderam?

Eu planejo meu dia com antecedência, tudo que preciso realmente fazer naquele determinado dia, tenho marcado na agenda, as marcações da agenda são prioridades, não podem ser feitas depois desse dia.
Ter um local onde posso concentrar tudo isso me ajuda muito, pq é só abrir a agenda no dia e pronto, já sei o que fazer, já sei como me orientar.

Esse planejamento não é feito no dia anterior, é ao longo do mês, tudo que eu sei que é fixo, como injeção anticoncepcional, pagamento de contas, fica marcado de maneira fixa, já marco pelo ano inteiro pra não ter como furar, coisas corriqueiras como reunião de pais, balé, envio de encomendas, vou marcando aos poucos conforme a demanda.

O importante aqui é frisar que minhas tarefas do dia sempre são guiadas pelo que está marcado na agenda, ela é meio que minha bússola, entendeu pq se eu perco a agenda tô na roça a pé?

Confesso que acho isso um problemão, quem sabe um dia eu não fico mais tecnológica pra isso, mas por enquanto, não largo minha agenda, aliás, acho que se eu perco a agenda (e me dá palpitação no ♥ só de imaginar isso) fico perdida igual a mocinha do filme Vestida para casar.

Pra mim isso funciona super bem, tem me ajudado muito desde que comecei com a Amor de papel.

Agora o Caderno de pedidos.

- Capa de tecido rabiscada pela minha Mimi Monet - 
Eu mantenho esse caderno pq acho que fica muito mais organizado (olha a louca da organização aí) ter um caderno específico apenas para os pedidos.

É um caderno simples, normal (que eu mesma encapei), mas que contém dados de cada pedido, e que após o envio do produto, grampeio a nota dos Correios com o rastreio do pedido (e anoto o número no caderno também, afinal, seguro morreu de velho).

Pq pense comigo, tá anotado na agenda geral que hoje é dia de enviar a encomenda da Mariazinha, e justamente hoje, raios e trovões bradam e eu fico sem internet (e se o celular for Pai de Santo que só recebe ligação, sem 3G também), e o endereço para o qual o pedido deve ser entregue está aonde? No email né, e como que eu vou acessar o email sem internet?
Não vou acessar, vou sentar na sarjeta e chorar largada pra inundar a cantareira, fuén fuén fuén fuéeeeeen, se eu não tiver tudo anotado no caderno, posso ficar na mão, então, artesã prevenida vale por duas, me mantenho segura tendo tudo que acho relevante anotadinho no meu caderno de pedidos.

Os dados básicos que uso para preencher cada pedido são os seguintes:



- Nome do cliente:
- Email:
- Endereço de entrega:

- Data do pedido:
- Data de entrega*:
- Valor total:
- Valor pago**:
- Frete + valor do frete informado:

- Descrição do pedido:
Tantos toppers, bandeirolas, convites ...
A descrição do que o cliente quer vem aqui, juntamente com os valores de cada item que foram repassados ao cliente.

- Anotações gerais:
Aqui coloco detalhes das conversas que tenho durante a negociação.
Cliente solicita que seja utilizado cordão de sisal no lugar de fita de cetim ... configuração de corte de determinado produto, e por aí vai.
Anoto aqui minucias do pedido que farão a diferença na hora de finaliza-lo.

*Deve coincidir com a data combinada de envio com o cliente, o combinado nunca sai caro, à não ser em casos fortuitos que fogem do controle, mas se combinou data x, tenha marcada no caderninho (á lápis) e envie o pedido naquele dia!

**Em caso de clientes que parcelam diretamente comigo através do depósito bancário, a encomenda só é enviada quando o cliente quita o que está pendente e paga o valor do frete com o restante que está em aberto, caso contrário, não há envio na data de entrega, por isso deixo marcadinha no lápis, pq por algum motivo (nesse caso financeiro) a data poderá ser alterada.

E depois de postado, grampeio o comprovante dos correios, assim fica mais fácil de localizar caso seja necessário.


Aliás, depois que chego dos Correios, passo o rastreio para que o cliente também acompanhe o status do pedido, acho justo, pq como a maioria dos clientes são mulheres, ficam mais ansiosas para saber se está chegando, se foi postado ... e como lidar com festas e lembranças é lidar diretamente com emoções, acho justo que o cliente tenha essa satisfação da minha parte.

Uma coisa que eu adoro usar pra deixar tudo fácil de ser encontrado, são post its, sempre faço um marcadorzinho com o nome do cliente pra ficar fácil de encontrar, assim, quando estou trabalhando na encomenda, fica mais fácil localizar o cliente no caderno, encomenda enviada, post it retirado e vamos pra próxima!


E é isso, é assim que eu me organizo no dia-dia.

Sou muito fã das postagens da Thaís Godinho no Vida Organizada, e se vc se interessa por organização, acho que o site dela vai te fazer perder boas horas do seu dia, com dicas excelentes de otimização de tempo.

E você, com se organiza?



P.S.: Em breve um post sobre armazenamento dos papéis!

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7 comentários

  1. Muito bom: faço do mesmo jeitinho, não que seja tão esquecida,mas o papel e o lápis é fundamental.muito bom.

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    1. Pra vc ter ideia de como eu sou escrava de papel e caneta, até no mercado eu levo anotado o que preciso comprar, pq minahs meninas me deixam doida, então prefiro não arriscar e confiar só na memória, depois que comecei a anotar tudo, minha organização melhorou 95%!!

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  2. eu faço a mesma coisa amiga , parabéns lindo seu trabalho bjs

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  3. Adorei!!!! Preciso colocar em prática imediatamente... kkkk

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    1. Carol, tente colocar em prática sim, ter ao menos os pedidos separados em um único caderno, agenda, planilha, ajuda muito na hora de se encontrar!!

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  4. Que lindaaaa sua letra... eu também tenho um caderno desse... se não fizer a gente se perde!!! parabéns pelo seu trabalho.
    Sou sua fã... já me inspirei em seus trabalhos!

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